Sociedad de la Inofrmación y el conocimiento

Hoy en día la sociedad se maneja y vive de la información. Todas las organizaciones tienen la tarea de procesar, organizar y clasificar la información para su propio beneficio.

Si bien nos podemos dar cuenta las organizaciones dependen mucho de la organización en sentido de el orden y la planificación, y el ordenar la información sería una de las características de una organización exitosa, indistintamente de sus objetivos, su naturaleza, los bienes o servicios que presta o su finalidad dentro de la sociedad.
Al organizar esta información, se puede decir que se crea un sistema de información; ya es una entidad material formada por datos organizados que interactúan entre sí, se complementan los unos a otros y reciben otros datos de su ambiente que va cambiando o ajustando su comportamiento, con la finalidad de ofrecer un conjunto de información completo acerca de la Organización.
Sería útil aclarar los conceptos de datos e información. Los datos son cifras o sucesos crudos que no se han analizado y la información son esos datos ya procesados, analizados y clasificados, es el resultado de haber organizado o analizado los datos de alguna manera para un propósito.
Un sistema de información (SI) formal es un conjunto organizado de elementos, personas, datos, actividades o técnicas de trabajo, Recursos materiales en general (típicamente recursos informáticos y de comunicación, aunque no tienen por qué ser de este tipo obligatoriamente). Estos sistemas están al servicio de las organizaciones.
Existen también los sistemas de información informales, que son aquellos no estructurados ni formalizados en una organización, pero que sin embargo pueden aportar información útil para la misma. Estos sistemas son menos planificables y planificados, no se pueden dirigir con facilidad y no está cohesionado con los objetivos de la organización.

Los gerentes de las organizaciones han encontrado en los sistemas de información la oportunidad de tener la información organizada y poder operar con eficacia. Estos sistemas de información denominados Sistemas de Información Administrativa se han convertido en elementos indispensables, ya que acelera la productividad y el manejo de la información interna. Cada día hay más gerentes que se dan cuenta que los sistemas de información es un activo útil y necesario d las organizaciones y que hay que administrarlos y protegerlos con prudencia.

Cuando se reciben informaciones hay que evaluarlas según estas premisas:

- Calidad de información: mientras la información sea más exacta, mayor confianza se le puede depositar al momento de tomar alguna decisión a partir del SI. Para poder obtener información de calidad se debe invertir en ella, ya que los gastos de recolección y clasificación de la información son algo elevados; si no es relevante para la organización y su toma de decisiones entonces el gasto es inútil.
- Oportunidad de información: Consiste en elegir la información más oportuna, y que esté en manos de la persona que realmente la pueda utilizar para el beneficio organizacional.
- Cantidad de información: Si se recibe más información de la que se pueda usar en forma productiva, se corre el riesgo que se puedan menospreciar informaciones de problemas graves. Esto es muy importante para el momento de la toma de decisiones.
- Relevancia de la información: debe ser relevante las funciones y labores para el personal que se guía por el SI.

A partir de esto, se puede observar la importancia que tienen los sistemas de Información para la organización. Sin duda deben existir muchos estilos o tipos de sistemas de información, pero los denominados Sistemas de Información Administrativos o MIS (sus siglas en inglés), son aquellos que permiten organizar la información para que los gerentes y personal calificado de una organización para poder tomar decisiones más fácil, y poder actuar con mayor eficacia en las funciones de planificación, control, etc. Estos van unidos (generalmente) a los procesos de transacciones de la empresa u organización, donde se registran de manera eficaz y mantienen el orden de la institución. Estos sistemas resumen las actividades organizacionales que se van realizando.

Hoy en día la mayoría de los SI son computarizados debido a que su manejo y por que hemos adoptado las tecnologías en muchos ámbitos sobre todo el organizacional. La facilidad que otorgan los sistemas computarizados hace que los procesos anteriormente mencionados se den aún mas rápido y con mayor eficiencia.

Existen también los Sistemas de apoyo para las decisiones, que son sistemas computarizados de fácil acceso y operación y se usan para planificar y tomar decisiones de manera rápida.

Hay distintos niveles administrativos y por ende se manejan distintos tipos de información. Existen tres niveles de responsabilidad: control de operaciones, control administrativo y planificación estratégica. Aunado a esto, existen las cadenas de valoras, las cuales permiten clasificar la información para saber cual es la más propicia y la m´s importante al momento de tomar una decisión.

Es utilizado en todos los niveles organizacionales se utiliza los sistemas de información y en la alta gerencia es primordial para planificación estratégica y el control administrativo.

Otro factor importante es le director de información, es una conexión entre la alta gerencia y los sistemas de información. Es un arquitecto del SI. Se encarga de diseñar, administrar y supervisar el sistema.

El poseer un buen sistema de información de administración, formal, computarizado, que esté bien administrado, que sea tomado en cuenta por la gerencia para el control y toma de decisiones empresariales, puede garantizar el éxito y el orden de una institución. Cada día los sistemas de información se vuelven más importantes y primordiales, y es necesario, según todo lo comentado, que se les tome en serio y se les dé una relevancia en la administración organizacional.